જૂના અને નકામા ઈમેઈલ્સથી છુટકારો મેળવવાની ‘માસ્ટર ગાઈડ’
આજના ડિજિટલ યુગમાં, આપણું ઈમેઈલ ઇનબોક્સ આપણા ઘરના એ સ્ટોર રૂમ જેવું બની ગયું છે જ્યાં આપણે વસ્તુઓ મુકતા તો જઈએ છીએ, પણ ક્યારેય તેની સફાઈ કરતા નથી. ઓફિસના કામથી લઈને બેંક અપડેટ્સ અને ઓનલાઈન શોપિંગની જાહેરાતો સુધી, બધું જ આપણા Gmail માં જમા થતું રહે છે. ધીરે ધીરે સ્થિતિ એવી થાય છે કે Googleની 15GB ની મફત સ્ટોરેજ ભરાવા લાગે છે અને ‘Storage Full’ નું નોટિફિકેશન આપણને પરેશાન કરવા લાગે છે.
શું તમે જાણો છો કે તમારા ઇનબોક્સમાં રહેલા હજારો ઈમેઈલ્સમાંથી 80% થી વધુ એવા હોય છે જેની તમને ફરી ક્યારેય જરૂર પડતી નથી? ન્યૂઝલેટર્સ, પ્રમોશનલ ઓફર્સ અને સોશિયલ મીડિયા નોટિફિકેશન્સ તમારી કિંમતી ડિજિટલ સ્પેસ ખાઈ જાય છે. સારી વાત એ છે કે Gmail માં એવા ઇન-બિલ્ટ ટૂલ્સ છે જેનાથી આપણે કલાકોનું કામ મિનિટોમાં કરી શકીએ છીએ.
ઈમેઈલની છટણી કરવી કેમ જરૂરી છે?
ઈમેઈલ ડિલીટ કરવા એ માત્ર સ્ટોરેજ ખાલી કરવા માટે નથી, પણ તે તમારી કાર્યક્ષમતા (Productivity) વધારવાનો પણ એક માર્ગ છે. જ્યારે ઇનબોક્સ સાફ હોય છે, ત્યારે:
-
મહત્વના મેઈલ શોધવા સરળ બને છે: તમારે કામના મેઈલ માટે કલાકો સુધી સ્ક્રોલ કરવું પડતું નથી.
-
સ્ટોરેજની બચત: Google One નું સબસ્ક્રિપ્શન ખરીદવાના પૈસા બચે છે.
-
માનસિક શાંતિ: ઇનબોક્સ ખોલતાની સાથે જ હજારો ‘Unread’ મેઈલ જોઈને થતો તણાવ ઓછો થાય છે.
ડેસ્કટોપ પર ઈમેઈલ સાફ કરવાની ‘સુપરફાસ્ટ’ રીત
ડેસ્કટોપ કે લેપટોપ પર Gmail નો ઇન્ટરફેસ સૌથી શક્તિશાળી હોય છે. અહીં તમે ‘Bulk Delete’ ફીચરનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
1. ‘Select All’ નો જાદુ
સૌ પ્રથમ તમારા કોમ્પ્યુટર પર Gmail ખોલો. ઇનબોક્સની બરાબર ઉપર ડાબી બાજુએ એક ખાલી ચેકબોક્સ (Square Box) દેખાશે.
-
જ્યારે તમે તેના પર ક્લિક કરો છો, ત્યારે તે પેજ પર દેખાતા તમામ 50 ઈમેઈલ સિલેક્ટ થઈ જાય છે.
-
જેવા તમે તેને સિલેક્ટ કરશો, સ્ક્રીનની ઉપર એક વાદળી પટ્ટીમાં મેસેજ આવશે— “Select all conversations in Primary”.
-
આના પર ક્લિક કરતાની સાથે જ તમારા ઇનબોક્સના હજારો ઈમેઈલ એકસાથે સિલેક્ટ થઈ જશે. હવે બસ ‘Delete’ (ટ્રેશ આઈકોન) પર ક્લિક કરો અને તમારું ઇનબોક્સ ખાલી!
2. કેટેગરી મુજબ સફાઈ (Promotions અને Social)
Gmail તમારા ઈમેઈલ્સને આપમેળે વિભાજિત કરે છે. ‘Promotions’ ટેબમાં મોટાભાગે જાહેરાતોનો ભરાવો હોય છે.
-
‘Promotions’ ટેબ પર જાઓ.
-
ઉપર જણાવેલ રીતે ‘Select All’ કરો.
-
એક ક્લિકમાં બધી જ ડિસ્કાઉન્ટ ઓફર્સ અને જૂના ન્યૂઝલેટર્સ ડિલીટ કરી દો. આ જ પ્રક્રિયા ‘Social’ ટેબ માટે પણ કરો.
સર્ચ ફિલ્ટરનો ઉપયોગ: મોટા ઈમેઈલ્સને કેવી રીતે શોધવા?
સર્ચ ફિલ્ટરનો ઉપયોગ: મોટા ઈમેઈલ્સને કેવી રીતે શોધવા?ક્યારેક એવા ઈમેઈલ હોય છે જેમાં મોટી ફાઈલો કે એટેચમેન્ટ્સ હોય છે, જે સૌથી વધુ જગ્યા રોકે છે. તમે Gmail ના સર્ચ બારમાં ટાઈપ કરી શકો છો:
-
has:attachment larger:10M– આનાથી 10MB થી મોટી ફાઈલ વાળા તમામ મેઈલ સામે આવી જશે. -
older_than:1y– આનાથી એક વર્ષથી જૂના તમામ ઈમેઈલ દેખાશે જેને તમે વિચારીયા વગર ડિલીટ કરી શકો છો.
મોબાઈલ એપ પર ઈમેઈલ કેવી રીતે મેનેજ કરવા?
સ્માર્ટફોન પર ‘Select All’ નું સીધું બટન નથી મળતું, પરંતુ અહીં પણ એક રીત છે.
-
કોઈપણ એક ઈમેઈલના પ્રોફાઇલ આઈકોન (ફોટો) પર ટેપ કરો.
-
હવે તમે નીચેની તરફ સ્ક્રોલ કરતા જઈને અન્ય ઈમેઈલ્સના આઈકોન પર ટેપ કરતા જાઓ.
-
જોકે આ ડેસ્કટોપ જેટલું ઝડપી નથી, પણ 50-60 ઈમેઈલ એકસાથે હટાવવા માટે આ સૌથી સરળ રસ્તો છે.
બિનજરૂરી ઈમેઈલ આવતા કેવી રીતે રોકવા?
સફાઈ કરવી સારી બાબત છે, પણ કચરો આવતો રોકવો એ તેનાથી પણ સારું છે.
-
Unsubscribe: દરેક પ્રમોશનલ ઈમેઈલની નીચે નાના અક્ષરોમાં ‘Unsubscribe’ લખેલું હોય છે. તેના પર ક્લિક કરો જેથી ભવિષ્યમાં તે કંપની તમને મેઈલ ન મોકલી શકે.
-
Filters: તમે Gmail માં ‘Filters’ સેટ કરી શકો છો જેથી ચોક્કસ કીવર્ડ વાળા ઈમેઈલ સીધા ટ્રેશમાં (કચરાપેટીમાં) જાય.
નિષ્કર્ષ: એક સાફ ડિજિટલ જીવનની શરૂઆત
Gmail ની સફાઈ એ માત્ર એક ટેકનિકલ કાર્ય નથી, પણ એક સારી ડિજિટલ આદત છે. અઠવાડિયામાં માત્ર 5 મિનિટ કાઢીને જો તમે જૂના ઈમેઈલ્સ હટાવો છો, તો તમે માત્ર તમારી Google સ્ટોરેજ જ નથી બચાવતા પણ તમારી કાર્યશૈલીને પણ વ્યવસ્થિત કરો છો. આજે જ ઉપર જણાવેલ ‘Select All’ રીત અજમાવો અને તમારા ઇનબોક્સને નવું જેવું બનાવો.
