ક્યારેય નહીં થાય જરૂરી મેસેજ મિસ, જાણો ઈમેલ સેટિંગ્સની આ ખાસ ટ્રીક
આજના ડિજિટલ યુગમાં ઈમેલ આપણા જીવનનો અભિન્ન હિસ્સો બની ગયો છે. ઓફિસનું કામ હોય, બેંકના જરૂરી એલર્ટ હોય કે પછી કોઈ સર્વિસનો વેરિફિકેશન કોડ, આપણે સંપૂર્ણપણે ઈમેલ પર નિર્ભર છીએ. પરંતુ ઘણીવાર આપણી સાથે એક મોટી સમસ્યા થાય છે—આપણા જરૂરી ઈમેલ સીધા ‘સ્પામ ફોલ્ડર’ (Spam Folder) માં જતા રહે છે. શું તમે પણ આ સમસ્યાથી પરેશાન છો? શું તમારું કોઈ મહત્વનું ઈન્વિટેશન કે જરૂરી ડોક્યુમેન્ટ સમયસર ન મળવાને કારણે ચૂકી ગયા છો? જો હા, તો આ લેખ તમારા માટે જ છે.
અહીં અમે તમને કેટલીક એવી સરળ ટ્રિક્સ અને સેટિંગ્સ વિશે જણાવી રહ્યા છીએ, જેનાથી તમે તમારા જરૂરી ઈમેલને હંમેશા માટે સ્પામમાં જતા રોકી શકો છો.
ઈમેલ સ્પામમાં કેમ જાય છે?
સૌ પ્રથમ એ સમજવું જરૂરી છે કે આવું કેમ થાય છે. ઈમેલ સેવા પ્રદાતાઓ (જેમ કે Gmail, Outlook) સુરક્ષા માટે ‘સ્પામ ફિલ્ટર’નો ઉપયોગ કરે છે. જો કોઈ ઈમેલ તેમને શંકાસ્પદ લાગે, તો તેઓ તેને ઈનબોક્સને બદલે સ્પામ ફોલ્ડરમાં મોકલી દે છે. આ શંકા ઘણીવાર મોકલનારના ઈમેલ એડ્રેસની પ્રતિષ્ઠા, ઈમેલમાં રહેલી લિંક, ભારે એટેચમેન્ટ અથવા કોઈ અજાણ્યા કીવર્ડને કારણે હોય છે.
આ સરળ ટ્રિક્સથી તમારા ઈમેલને ઈનબોક્સમાં રાખો:
1. ઈમેલને ‘Not Spam’ માર્ક કરો
જો તમારો કોઈ જરૂરી ઈમેલ ભૂલથી સ્પામ ફોલ્ડરમાં જતો રહ્યો હોય, તો તેને ખોલો અને ઉપર આપેલા ‘Not Spam’ અથવા ‘Report not spam’ બટન પર ક્લિક કરો. આનાથી ઈમેલ સર્વિસ પ્રોવાઈડરના અલ્ગોરિધમને એક સંકેત મળે છે કે તમે આ એડ્રેસ પરથી આવતા ઈમેલને વિશ્વસનીય માનો છો. હવે પછી તે એડ્રેસ પરથી આવતા ઈમેલ સીધા તમારા ઈનબોક્સમાં આવશે.
2. મોકલનારને તમારા કોન્ટેક્ટ્સમાં ઉમેરો
આ સૌથી સરળ અને અસરકારક રીત છે. જે પણ વ્યક્તિ કે સંસ્થાનો ઈમેલ તમે ઈચ્છો છો કે ક્યારેય મિસ ન થાય, તેને તમારા ઈમેલ કોન્ટેક્ટ લિસ્ટમાં તરત જ સેવ કરી લો. ઈમેલ સર્વિસ પ્રોવાઈડર સામાન્ય રીતે તે ઈમેલને સ્પામ માનતા નથી જે તમારી કોન્ટેક્ટ લિસ્ટમાં હોય છે.
3. ‘ઈમેલ ફિલ્ટર’ સેટ કરો
આ એક પ્રોફેશનલ ટ્રિક છે. તમે તમારા ઈમેલ એકાઉન્ટમાં ‘Filter’ નો ઉપયોગ કરી શકો છો.
-
Gmail માં ‘Settings’ માં જઈને ‘Filters and Blocked Addresses’ પર જાઓ.
-
‘Create a new filter’ પર ક્લિક કરો.
-
ત્યાં તે મોકલનારનું ઈમેલ એડ્રેસ નાખો જેની પાસેથી તમે ઈમેલ મેળવવા માંગો છો.
-
‘Never send it to Spam’ વાળા ઓપ્શન પર ટિક કરો. આનાથી તમે સિસ્ટમને સ્પષ્ટ સૂચના આપો છો કે આ એડ્રેસ પરથી આવતા સંદેશાઓને સ્પામ ફોલ્ડરમાં ક્યારેય ન નાખવા.
4. સબ્સ્ક્રાઇબ અને અનસબ્સ્ક્રાઇબનું ધ્યાન રાખો
ઘણીવાર આપણે અજાણતામાં ઘણા ન્યૂઝલેટર્સ અને પ્રમોશનલ ઈમેલ સબ્સ્ક્રાઇબ કરી લઈએ છીએ. જ્યારે તમારું ઈનબોક્સ ખૂબ વધારે પ્રમોશનલ ઈમેલથી ભરાઈ જાય છે, ત્યારે કામના અસલી ઈમેલ સ્પામ ફિલ્ટરની નજરમાં આવી શકે છે. જે ઈમેલની તમને જરૂર નથી તેને નિયમિતપણે અનસબ્સ્ક્રાઇબ કરો.
5. ઈમેલમાં એટેચમેન્ટ અને લિંક્સ પર નજર રાખો
જો તમે પોતે કોઈને ઈમેલ મોકલી રહ્યા છો અને ઈચ્છો છો કે તે સામેવાળાના ઈનબોક્સમાં પહોંચે, તો ધ્યાન રાખો કે ઈમેલની અંદર ખૂબ વધારે બહારની લિંક્સ કે ખૂબ મોટી ફાઈલો ન હોય. ખૂબ વધારે ‘કેપિટલ લેટર્સ’ અથવા ‘ફ્રી’, ‘ઓફર’, ‘લોટરી’ જેવા શબ્દોનો પ્રયોગ કરવાથી પણ ઈમેલ સ્પામમાં જવાની શક્યતા વધી જાય છે. તમારી ભાષાને સરળ અને પ્રોફેશનલ રાખો.
ડિજિટલ જીવનને વ્યવસ્થિત રાખો
ઈમેલનું યોગ્ય રીતે ઈનબોક્સમાં આવવું માત્ર તમારી ઉત્પાદકતા (Productivity) જ નથી વધારતું, પરંતુ તમને તણાવમુક્ત પણ રાખે છે. ઉપર જણાવેલા ઉપાયો કોઈ રોકેટ સાયન્સ નથી, પરંતુ આ નાની સેટિંગ્સ છે જે તમારા ઈમેલ અનુભવને સંપૂર્ણપણે બદલી શકે છે. એકવાર તમે તમારા જરૂરી મોકલનાર માટે ફિલ્ટર લગાવી દો, પછી તમારે વારંવાર સ્પામ ફોલ્ડર તપાસવાની જરૂર નહીં પડે.
તેથી આગલી વખતે જ્યારે કોઈ જરૂરી ઈમેલ સ્પામ ફોલ્ડરમાં દેખાય, તો તેને માત્ર ડિલીટ ન કરો, પરંતુ આ સ્ટેપ્સ અપનાવીને તે મોકલનારને હંમેશા માટે સુરક્ષિત કરી લો. તમારા ઈમેલ મેનેજમેન્ટને વધુ સારું બનાવો અને મહત્વની માહિતી ક્યારેય ન ગુમાવો.
