જૂની કંપની છોડવાની ખોટી તારીખના કારણે અટકી શકે છે પીએફ ટ્રાન્સફર અને પેન્શન; જાણો ઘેરબેઠા સુધારો કરવાની સાચી રીત
નોકરીયાત વર્ગ માટે પ્રોવિડન્ટ ફંડ (PF) એ ભવિષ્યની આર્થિક સુરક્ષા અને નિવૃત્તિ સમયની મોટી મૂડી સમાન છે. જ્યારે પણ કોઈ કર્મચારી એક કંપની છોડીને બીજી નવી કંપનીમાં જોડાય છે, ત્યારે સામાન્ય રીતે જૂના પીએફ ખાતામાં જમા થયેલી રકમને નવા ખાતામાં ટ્રાન્સફર કરવામાં આવે છે. પરંતુ આ પ્રક્રિયા દરમિયાન ઘણીવાર એક મોટી મુશ્કેલી સામે આવે છે અને તે છે EPFO (એમ્પ્લોઈઝ પ્રોવિડન્ટ ફંડ ઓર્ગેનાઈઝેશન) ના પોર્ટલ પર જૂની નોકરી છોડવાની તારીખ (Date of Exit) ખોટી દાખલ થયેલી હોવી.
ઉતાવળમાં કે ટેકનિકલ ખામીના કારણે સિસ્ટમમાં દર્શાવવામાં આવતી આ નાની ભૂલ પાછળથી પીએફ ટ્રાન્સફર અટકાવવા, ક્લેઈમ રિજેક્ટ કરાવવા તેમજ પેન્શનની ગણતરીમાં મોટા વિઘ્નો ઉભા કરવા માટે પૂરતી છે. નિયમો અનુસાર ઓનલાઈન ટ્રાન્સફર સીમલેસ બનાવવા સાચી એક્ઝિટ ડેટ હોવી અત્યંત અનિવાર્ય છે. તેથી સમસ્યા વિકટ બને તેની રાહ જોવાને બદલે સમયસર તેને સુધારી લેવી એ ડહાપણભર્યું પગલું છે.
૧. દસ્તાવેજોની ચકાસણી અને વાસ્તવિકતાની ખાતરી કરો
કોઈપણ પ્રકારનો દાવો કરતા અથવા કંપનીનો સંપર્ક કરતા પહેલા તમારી પાસે ઉપલબ્ધ તમામ સત્તાવાર કાગળો એકઠા કરી તેની યોગ્ય તપાસ કરો. તમારો રાજીનામું પત્ર (Resignation Letter), કંપનીનો રિલીવિંગ લેટર, એક્સપિરિયન્સ સર્ટિફિકેટ, છેલ્લા મહિનાની સેલેરી સ્લિપ તેમજ ફૂલ એન્ડ ફાઈનલ (F&F) સેટલમેન્ટના કાગળો આ બાબતમાં સૌથી મજબૂત પુરાવો સાબિત થાય છે.
ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે જૂની કંપનીમાં ૩૦ જૂન સુધી વિધિવત કામ કર્યું હોય પરંતુ પોર્ટલ પર ૩૧ મે દર્શાવતું હોય, તો જૂન મહિનાનો પગાર મળ્યો છે કે નહીં અને તે મહિનાનું પીએફ યોગદાન જમા થયું છે કે નહીં તે ખાસ ચકાસી લો. પોર્ટલના રેકોર્ડ અને તમારા કાગળો વચ્ચે તફાવત જણાતા જ સુધારાની કામગીરી હાથ ધરવી જોઈએ. માત્ર સરળતા ખાતર કોઈ મનસ્વી તારીખ પસંદ કરવાને બદલે તારીખ હંમેશા વાસ્તવિક રેકોર્ડ સાથે જ મેચ થવી જોઈએ.
૨. પૂર્વ એમ્પ્લોયરના HR સાથે લેખિત સંપર્ક કરો
તારીખમાં ફેરફાર કરાવવા માટેનું સૌથી પહેલું અને મહત્વનું સ્ટેપ તમારી ભૂતપૂર્વ કંપનીના એચઆર (HR) અથવા પેરોલ વિભાગનો સંપર્ક કરવાનું છે. તેમને સિસ્ટમમાં નોંધાયેલી ખોટી તારીખ સામે સાચી તારીખનો સ્પષ્ટ ઉલ્લેખ કરીને જરૂરી તમામ દસ્તાવેજો મોકલી આપો. કંપનીને તેમના રેકોર્ડ્સ બે વાર ચકાસી લેવા વિનંતી કરો.
યાદ રાખો કે, એચઆર સાથેનો દરેક સંવાદ ઇમેઇલ દ્વારા અથવા લેખિત સ્વરૂપમાં રાખવો જરૂરી છે જેથી ભવિષ્યમાં તમારી પાસે સત્તાવાર પુરાવો રહે. EPFO ની માર્ગદર્શિકા મુજબ એક્ઝિટ ડેટ બદલવા માટે ‘સંયુક્ત ઘોષણા’ (Joint Declaration) ની જોગવાઈ છે, જે કંપનીની મદદથી પૂર્ણ કરી શકાય છે.
૩. ‘જોઈન્ટ ડિક્લેરેશન’ ફોર્મની પ્રક્રિયા સમજો
જ્યારે EPFO રેકોર્ડ્સમાં દાખલ થયેલી વિગતોમાં અધિકૃત સુધારાની જરૂર પડે ત્યારે ‘સંયુક્ત ઘોષણા’ નો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. આમાં કર્મચારી અને નોકરીદાતા બંને સાથે મળીને સાચી માહિતી અપડેટ કરવા અરજી સબમિટ કરે છે. કંપની તમે આપેલા કાગળો અને તેના પેરોલ રેકોર્ડ સરખાવીને તેની આગળ પ્રોસેસ કરે છે. જો તમે વર્ષો પહેલાં પણ નોકરી છોડી દીધી હોય, તો પણ જૂનો રિલીવિંગ લેટર કે પગાર સ્લિપ આ કામ ઝડપથી પૂરું કરાવી દે છે.
૪. કંપની બંધ થઈ ગઈ હોય કે મદદ ન કરતી હોય તો શું કરવું?
ઘણીવાર એવું પણ બને છે કે જૂની કંપનીના અધિકારીઓ જવાબ આપતા નથી અથવા તો કંપની જ કાયમ માટે બંધ થઈ ગઈ હોય છે. આવા સંજોગોમાં ગભરાવાની જરૂર નથી. તમારા માન્ય દસ્તાવેજોના આધારે તમે સીધો EPFO નો સંપર્ક કરી શકો છો.
તમે EPFO ના અધિકૃત ફરિયાદ પોર્ટલ (EPFiGMS) પર જઈને ઓનલાઈન ફરિયાદ નોંધાવી શકો છો. ફરિયાદ દાખલ કરતી વખતે કંપનીનું નામ, પોર્ટલ પરની ખોટી તારીખ, સાચી તારીખ અને સહાયક પુરાવાની સ્કેન કરેલી નકલો અપલોડ કરવાની રહે છે. જાન્યુઆરી કે અન્ય કોઈપણ સમયે દાખલ થયેલી આ ફરિયાદની ચકાસણી EPFO ના અધિકારીઓ જાતે કરીને કેસનો ઉકેલ લાવે છે.
૫. વિલંબ વગર સમયસર સુધારો કરવો કેમ જરૂરી છે?
નવી નોકરી શરૂ કરતાની સાથે જ પીએફ પોર્ટલ પર એક્ઝિટ ડેટ તપાસી લેવી હિતાવહ છે. EPFO ના નિયમ મુજબ, નોકરી છોડ્યાના બે મહિના બાદ જ આ તારીખ અપડેટ કરી શકાય છે અને તે તારીખ તે મહિના સાથે સુસંગત હોવી જોઈએ જેમાં છેલ્લું પીએફ યોગદાન જમા થયું હતું. જો છેલ્લી ઘડી સુધી રાહ જોવામાં આવે તો જૂના કાગળો શોધવામાં અને ભૂતપૂર્વ એમ્પ્લોયરનો સંપર્ક કરવામાં ઘણો સમય બગડે છે, જેનાથી ઈમરજન્સીમાં પૈસા ઉપાડવામાં ભારે વિલંબ થઈ શકે છે.
